Порядок формирования дел кадровой службы




НазваниеПорядок формирования дел кадровой службы
Дата публикации17.10.2016
Размер9,76 Kb.
ТипДокументы
dopoln.ru > Право > Документы

Порядок формирования дел кадровой службы



Формированием дел называется группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Таким образом, формирование дел происходит в два этапа.

  1. Группировка исполненных документов в ДЕЛО.

  2. Формирование дел организации.


Принципы систематизации документов внутри дела:




п/п

Принцип формирования дела


^ Для чего нужен

Пример

1.

Предметно-вопросный

Собирает и располагает в деле документы, касающиеся одного вопроса

Документы (справки, расчеты) о разработке системы премирования

2.

Номинальный

Помогает формировать в дело документы одного вида и наименования

Сборник приказов

3.

Структурный

Учитывает принадлежность документов к структурному подразделению

Личные дела работников юридического отдела

4.

Хронологический

Собирает в дело документы за определенный временной период

Приказы за январь-декабрь 2008 года

5.

Авторский

Помогает комплектовать в дело документы одного автора или одной организации

Приказы ЗАО «Весна»

6.

Алфавитный

Располагает документы в деле по алфавиту фамилий авторов или названий организаций

Сборник личных дел уволенных сотрудников на буквы А-Я

7.

Корреспондентский

Используется для формирования в дела документов переписки

Переписка со страховой компанией по оформлению полисов

8.

Географический

Объединяет в дела документы авторов, находящихся на одной территории

Отчеты о текучести персонала в филиалах, расположенных в Тверской области



Классификация внутренних документов

кадровой службы



  1. Локальные нормативные акты




  • Правила внутреннего трудового распорядка (обязательно)

  • Штатное расписание (обязательно)

  • Инструкции по охране труда (обязательно)

  • Положение о защите персональных данных (обязательно)

  • График отпусков (обязательно)

  • Положение об оплате труда и премировании

  • Должностные инструкции (рекомендуется)

  • Коллективный договор (рекомендуется)

  • Положения о подразделениях

  • Положение об оплате труда (рекомендуется)

  • Положение о персонале

  • Положение о комиссии по трудовым спорам



  1. Распорядительные документы


Приказы по основной деятельности

  • о штатном расписании (утверждение, изменение) (обязательно)

  • об утверждении инструкций (обязательно)

  • о порядке проведения аттестаций (обязательно)

  • по производственным вопросам (обязательно)

Приказы по личному составу

  • о приеме на работу (обязательно)

  • об увольнении (обязательно)

  • о переводе (обязательно)

  • о направлении в командировку (обязательно)

  • о предоставлении отпуска (обязательно)

  • о поощрении (обязательно)

  • о наложении дисциплинарного взыскания (обязательно)




  1. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника




  • трудовые книжки (обязательно)

  • трудовые договоры и изменения к ним (обязательно)

  • копии приказов по личному составу (рекомендуется)




  1. Информационно-расчетные документы




  • личные карточки работников (обязательно)

  • личные дела сотрудников (рекомендуется)

  • табель учета рабочего времени (обязательно)




  1. Внутренняя служебная переписка




  • заявления работников (обязательно)

  • служебные записки (рекомендуется)

  • объяснительные (рекомендуется)

  • докладные (рекомендуется)

  • представления (рекомендуется)




  1. Журналы (книги) учета и регистрации




  • регистрации трудовых договоров

  • регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении

  • регистрации приказов о предоставлении отпуска

  • регистрации приказов о командировках работников

  • регистрации командировочных удостоверений

  • регистрации служебных заданий

  • регистрации локальных нормативных актов

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обязательно)

  • журнал учета мероприятий по контролю (обязательно для ИП)

  • журнал учета прохождения инструктажа по охране труда (обязательно)

  • регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий

  • выдачи справок по личному составу (рекомендуется)

  • учета больничных листов (рекомендуется)

  • учета военнообязанных (рекомендуется)



Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из статьи 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 Трудового кодекса.

^ Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

^ Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
^ ^

Разработка номенклатуры дел кадровой службы


Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводится с января очередного года.

За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства компании. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, - собрать со всех отделов компании «фрагменты» будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму. А затем согласовать документ с экспертной комиссией организации и с архивной службой. После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ утверждает руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Содержание номенклатуры дел оформляется в виде определенной таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов. Заполняются они в следующей последовательности - 1, 2, 4, 5. Данные в графу 3 заносятся в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда становится известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел, томов, частей

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

^ 03 – Отдел кадров

03-01

Распорядительные документы и инструктивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами

2

До минования надобности,

ст.1-6

дело заведено


^ ^ В ГРАФЕ 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделяются дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив на обложку дела.

^ ^ В ГРАФЕ 2 в определенной последовательности располагаются заголовки дел. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела.

^ Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию.

^ Например, положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

^ Далее идут заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

^ Например, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, приказы о взысканиях, поощрениях, командировках.

^ Затем заголовки дел с учетной и справочной документацией.

^ Например, штатное расписание, личные карточки Т-2, графики отпусков, журналы учета работников, направляемых в командировки, и т. д.

Завершает перечень, как правило, официальная внутренняя переписка, докладные, объяснительные записки, представления.

При систематизации заголовков дел нужно обязательно соблюдать принцип иерархии.

Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем размещаются распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными) организациями.

^ ^ ГРАФА № 3 остается свободной, так как отметки в нее вносятся в конце календарного года, когда окончательно определится количество документов, которые «осядут» в деле.

^ ^ ГРАФА № 4. Номенклатура в обязательном порядке должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Личные дела сотрудников независимо от их количества вносятся в номенклатуру как одно дело. В крайнем случае как два дела, например «Личные дела руководящих работников» и «Личные дела работников» (основанием для такого порядка хранения личных дел являются разные сроки их хранения: личные дела руководящих работников хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет).

Личные карточки работников (форма Т-2) включаются в номенклатуру как одно дело. Однако в папку они не формируются и хранятся как массив документов, без подшивки.

Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, заводимые в работе кадровой службы. Речь идет о книгах или журналах, регистрирующих движение трудовых книжек, личных дел, трудовых (гражданско-правовых) договоров, командировок и др.

Итак, в графе № 4 номенклатуры дел мы указываем срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения* (далее - Перечень).

^ ^ ГРАФА № 5 номенклатуры дел называется «Примечание». В течение всего срока действия номенклатуры здесь ставятся отметки: о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др.

Например, примечание может выглядеть следующим образом: «Дело заведено 13.01.2006», «Ответственный за формирование дела Петров П.И.» или «Подлинники документов хранятся в общем отделе».

После того как в номенклатуре перечислены заголовки всех существующих дел, в графе № 1 рекомендуется проставить еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставить свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.
^ ^

Расположение документов внутри дела


Систематизация документов внутри дела – очень ответственный этап при формировании дел. От этого зависит быстрота поиска конкретного документа и получение необходимой информации. Систематизация документов проводится по определенным признакам (см. таблицу).

Как правило, при формировании дел используют не один признак, а несколько. Сочетание нескольких признаков при формировании дел упрощает в дальнейшем поиск необходимых документов. Если за основу взять только номинальный признак, мы получим дело с заголовком «Приказы». А если мы дополнительно используем предметно-вопросный и хронологический признаки, то получим дело с заголовком «Приказы о премировании работников за 2005 год». Найти необходимый приказ во втором случае будет гораздо легче.

Правила формирования дел


  1. В дела помещаются только исполненные документы. На документе должна быть соответствующая отметка исполнителя о направлении в дело.

  2. ^ Документы с разными сроками хранения формируются в разные дела. Например, документы – основания к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел, в частности заявления работников, формируются отдельно от приказов.

  3. ^ В дело включаются только документы одного календарного года. Однако есть исключения. Документы личного дела охватывают период всей трудовой деятельности работника в данной организации и, как правило, выходят за рамки календарного года. Это одна из особенностей формирования личных дел.

  4. ^ Каждое дело должно содержать не более 250 листов и иметь толщину 3–4 см. Такое правило определяется неудобством использования толстых папок. Если количество документов, необходимых для включения в дело, превышает эту норму, то дело разделяют на тома.

  5. ^ В каждое дело подшивается только один экземпляр и только подлинник документа. Исключение допустимо, когда оригинал не сохранился. В этом случае в дело может быть помещена заверенная копия. Изготовить копию возможно, если заверенные копии документа ранее передавались в структурные подразделения.

ВАЖНО!

Приказы по личному составу имеют разный срок хранения. А при формировании документов в дела важным является правило, запрещающее помещать в одно дело документы с разными сроками хранения. Поэтому кадровые приказы рекомендуют регистрировать в разных журналах:

  • отдельно приказы со сроком хранения 75 лет (о приеме, переводе, увольнении работников);

  • отдельно приказы со сроком хранения пять лет (о командировках, взысканиях, очередных и учебных отпусках).

Это дает возможность не переформировывать дела в дальнейшем перед сдачей их в архив.
Рекомендации по формированию ЛИЧНЫХ ДЕЛ


  1. Первоначально документы в личном деле рекомендуется располагать в хронологическом порядке по мере их поступления в организацию. Например, сотрудник обучался на курсах повышения квалификации в 2004 году. Но только в 2006 году перед аттестацией он принес свидетельство об их окончании. В этом случае копия документа будет помещена по хронологии поступления документа в организацию.

  2. А после увольнения работника его личное дело переформируется. Документы личного дела перед передачей в архив пересматриваются и располагаются в логической последовательности по своей значимости. Эту работу кадровик выполняет с помощью специалиста архивных организаций.


Похожие:

Порядок формирования дел кадровой службы iconДолжностная инструкция начальника кадров
Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия
Порядок формирования дел кадровой службы iconЗаконность
Порядок формирования резерва управленческих кадров (далее Порядок) определяет принципы и порядок формирования резерва управленческих...
Порядок формирования дел кадровой службы iconЭкзаменационные вопросы по гражданскому процессуальному праву Понятие, предмет и система гпп
Гпк и другими законами Украины. Этот порядок состоит из производства по рассмотрению и решению дел по спорам, кот возникают из гражд,...
Порядок формирования дел кадровой службы iconО литературном конкурсе мвд россии «Доброе слово»
Мвд россии1, а также развития литературного творчества сотрудников, военнослужащих и членов их семей, повышения престижа службы в...
Порядок формирования дел кадровой службы iconПлан работы отдела управления персоналом и кадровой политики на 2010-2011 учебный год
Цель: обеспечение эффективной кадровой политики, повышение профессионального и социального статуса педагога
Порядок формирования дел кадровой службы iconНаставление по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы мвд россии
Мвд россии* определяет назначение, порядок организации и осуществление деятельности газодымозащитной службы в территориальных органах...
Порядок формирования дел кадровой службы iconГлавы администрации муниципального района «яковлевский район» белгородской...
«Об особенностях организации муниципальной службы в Белгородской области», постановлением правительства Белгородской области от 23....
Порядок формирования дел кадровой службы iconСведения о деятельности государственного учреждения
Учредителя и обязательствами перед страховщиком по обязательному социальному страхованию. Условия и порядок формирования задания...
Порядок формирования дел кадровой службы icon4 Особенности формирования службы икс апк россии Ярославской области...
В связи с этим роль ик обеспечения в агропромышленном производстве резко возросла и стала объективно необходимой
Порядок формирования дел кадровой службы iconСтатья 19. Органы службы занятости Статья 20. Органы внутренних дел
Одобрен Советом Федерации9 июня 1999 года с изм и доп., согл. Федеральных законов от 13. 01. 2001 n 1-фз
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
dopoln.ru
Главная страница